如何進行商務會議策劃

深圳會議（yì）策劃公司的含義：以口頭、書麵或視（shì）聽（tīng）為交流（liú）方式，圍繞特定目（mù）標開展的活動（dòng）。

深圳會（huì）議策劃公司的作用：會議表明了組織的（de）存在，會議是團隊溝（gōu）通和信息交流的方式。這次（cì）會議是集思廣益的渠道。

深圳會（huì）議策劃公司管理（lǐ）分為四個階（jiē）段：會議策劃、會議準備、會議實施和會議（yì）結束。

深圳會議策劃公司：為了實現會（huì）議的預期目（mù）的，為會議活動的總體戰（zhàn）略和過程進行前瞻性的規（guī）劃（huá）和設計（jì）活動。出色的會議計劃是成功舉行會議以達到預期結果的先決條（tiáo）件（jiàn）。

一般而言，深圳會議策劃公司的內（nèi）容應包括（kuò）：會（huì）議（yì）名稱：會議的正式（shì）名稱，說明會議的（de）一些基本情況。會（huì）議時間：主要涉及兩個方麵，什麽時候召開會議，會議的（de）持續時間。會議時間策劃需要注意兩個問（wèn）題：

1. 了解相關領導、嘉賓和演講者能否在此（cǐ）期間參加會議（yì），以便協（xié）調（diào）日期，確保關鍵人員出席。2.包括成本在內的效率原則（zé）。例如，為期兩天的會（huì）議是否需要適當縮短會議時間，以減（jiǎn）少費（fèi）用和提高效率（lǜ）。深圳會議策劃公司地點：選擇合適的地（dì）點（即舉行會議的地點），如在哪個地區或城市；為會議選擇適當的、具體的地點，如舉行哪（nǎ）一家酒店（diàn）。就會議地點而言，在選擇舉行會議（yì）的地（dì）區或城市時經常需要（yào）考慮的因素包括：

1. 深圳會議策劃公司的地點與會議組織者和與會者所在地（dì）點之間的（de）距離；會後是否有觀光遊覽；在會議期間，會議地點的氣氛如何

2. 場地是否適合公（gōng）司的業務需要

3. 深（shēn）圳會議策劃公司（sī）場地的通訊環境是否方便（biàn）

4. 場地的（de）形象（xiàng）是否符（fú）合會議的目的、酒店是否有（yǒu）舉辦（bàn）有關會（huì）議的經（jīng）驗，酒店價格、服（fú）務設施、地（dì）理位置、會議室（shì）類型等。深圳會議策劃公（gōng）司酒店的選（xuǎn）擇涉及到許（xǔ）多細節，如會議室的實際形狀（zhuàng）、顧（gù）客的實際大小以及（jí）燈光等因素，實地探索是一（yī）個不可（kě）忽視的重要（yào）環節。與會者：與會者人數是決定會議規模的一（yī）個直接因素，但（dàn）與會者人數並不是越（yuè）多越好，會議規模也不會越大越好。

在確定與會者（zhě）人數時應遵守的兩項主要原則：邀請有用的而不是可有（yǒu）可無的（de）與會者（zhě）參加會議；適當控製與會者（zhě）的人數、過大（dà）和不必要（yào）的（de）人數很容易導（dǎo）致會議效（xiào）率的（de）降低，在確定與會者的同時，商務會（huì）議（yì）策劃（huá）者還需要（yào）根據會議的情況確定其組織者、承包商、支助單位、讚助者、共同組織者或（huò）合作單位。深圳會議策劃公司主題：會議目標的（de）轉變高度概括了（le）會（huì）議的主要內（nèi）容和實質性（xìng）問題的作用；與會者可以通過主題形成對會議的一般了解；深圳會議策劃（huá）公司（sī）成功的一個重要（yào）因（yīn）素是，會議的所有活動都（dōu）是圍繞主題進行的（de）。主題規劃要求：將會議主題落實到會議目標，為目標服務；主題名稱表述清晰準確，避免模棱兩可；主題內容符合權限，不超出商務會議策劃職權範圍。程序安排：當確定名稱、主題等時，商務（wù）會議（yì）策劃者考慮會議將如何進行，即策劃會議的基（jī）本（běn）過程。它一般包括：開幕詞，主要（yào）領導人的演（yǎn）講，受邀嘉賓（bīn）的演講，與會者的自由發（fā）言或討論，以及閉幕式致謝。商務會（huì）議策劃會議費用：計劃者通過編製會議費用預算來控製總開支，以便適當地降低會議費用，提高會議效率。

成本預算的四個原則：

1、科學（xué）合理地分配各項支出

2、總量控製、不能無限（xiàn）增加

3、確保重點。當資金不足時，將有限的資金用在刀刃（rèn）上，仔細計算。嚴格審查各項支（zhī）出，

4.合理節約。會議規劃（huá）的結果最終應以某種手段，即深圳會議策劃公司的形式加（jiā）以反映和表達。

5.商務商（shāng）務會議策劃的結果應以某種手段，即（jí）商務會議策劃的形式（shì）加以反映和（hé）表達。它是會議籌備工（gōng）作的基礎，也是有（yǒu）秩序（xù）地進行會議籌備工作（zuò）的（de）保障。方（fāng）案經有關領導批準後，由會議事務工作機構具體實施。